Política de Tratamiento de Datos Personales

Identificación del Responsable del Tratamiento

Marco legal

Esta Política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero), la Ley 2157 de 2021 y demás normas concordantes vigentes en Colombia.

Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible

Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos de salud, vida sexual y datos biométricos).

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el Tratamiento. Para efectos de esta Política, CONFIANZAUTOS S.A.S.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia

Envío de datos a un receptor que también es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.

Transmisión

Comunicación de datos a un Encargado para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

Principios aplicables

CONFIANZAUTOS S.A.S. aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

Datos personales que recolectamos

Según el canal y el servicio solicitado, CONFIANZAUTOS S.A.S. puede recolectar:

5.1. Datos de identificación y contacto

Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, lugar y fecha de expedición del documento, fecha y lugar de nacimiento, sexo, estado civil, dirección de residencia, barrio, ciudad, departamento, teléfono fijo y móvil, y correo electrónico.

5.2. Datos socioeconómicos y laborales

Profesión, nivel de estudios, número de personas a cargo, tipo y estrato de vivienda, tiempo de residencia, datos del arrendador (cuando aplique), actividad económica, empresa donde labora, NIT, dirección y ciudad de la empresa, cargo, tipo de contrato, fecha de ingreso, salario, honorarios, comisiones, otros ingresos, egresos y descripción de activos.

5.3. Datos financieros y crediticios

Información sobre origen de fondos, declaración de renta (cuando aplique), historial crediticio consultado ante operadores de información financiera, valor comercial del vehículo, cuota inicial y valor a financiar.

5.4. Datos del cónyuge o compañero(a) permanente

Nombres y apellidos, documento de identidad, teléfono, empresa donde trabaja, cargo, tipo de contrato e ingresos.

5.5. Datos de terceros (referencias)

Nombres, apellidos, ciudad, empresa y teléfono de referencias familiares, personales y comerciales suministradas por el Titular.

5.6. Documentos e imagen

Copia de documento de identidad por ambas caras, RUT (cuando aplique), firma manuscrita o digital, y fotografías o videos captados en el establecimiento o en eventos comerciales, cuando medie autorización específica de uso de imagen.

5.7. Datos de navegación

Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen de la visita e interacciones con el sitio, recolectados mediante cookies y tecnologías similares.

Tratamiento de datos sensibles

CONFIANZAUTOS S.A.S. no recolecta datos sensibles de manera habitual. En los casos en que la firma manuscrita o digital pueda considerarse dato biométrico, su recolección se realiza únicamente con autorización expresa y previa del Titular, quien es informado de que no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles.

Datos de terceros suministrados por el Titular

Cuando el Titular suministra datos de terceros —especialmente referencias familiares, personales o comerciales, y datos del cónyuge o compañero(a) permanente— declara que cuenta con la autorización previa de dichas personas para entregar su información a CONFIANZAUTOS S.A.S. con las finalidades descritas en esta Política, y asume la responsabilidad frente a dichos terceros por la entrega de esa información.

CONFIANZAUTOS S.A.S. informará a esas personas, en el primer contacto que tenga con ellas, sobre el origen de sus datos, la finalidad del contacto y sus derechos como Titulares.

Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán tratados para las siguientes finalidades:

8.1. Comerciales y de servicio

• Atender solicitudes de información, cotizaciones y agendamiento de citas.
• Gestionar el proceso de compra, venta o permuta de vehículos.
• Realizar el avalúo de vehículos ofrecidos por el Titular.
• Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento a contratos de compraventa.
• Prestar servicio postventa y atender garantías, peticiones, quejas y reclamos.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de calidad del servicio.

8.2. Financieras y crediticias

• Radicar solicitudes de crédito ante entidades financieras aliadas.
• Consultar, reportar, procesar y divulgar información ante operadores de información financiera y centrales de riesgo (DATACRÉDITO, TRANSUNION/CIFIN o quienes hagan sus veces), previa autorización expresa del Titular.
• Verificar la identidad del Titular y validar la información suministrada.
• Gestionar trámites de seguros, prendas, traspasos y demás trámites asociados a la adquisición del vehículo.
• Cumplir obligaciones de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

8.3. Servicio de acompañamiento en gestión de reportes en centrales de riesgo

• Analizar el estado del reporte del Titular ante operadores de información financiera.
• Orientar al Titular sobre alternativas de normalización de sus obligaciones y sobre el ejercicio de sus derechos como consumidor financiero.
• Remitir el caso a Centro Jurídico cuando el Titular lo autorice expresamente.

8.4. Mercadeo y comunicaciones

• Enviar información comercial, promociones, novedades de inventario e invitaciones a eventos, por correo electrónico, SMS, WhatsApp o llamadas telefónicas.
• Segmentar audiencias y realizar campañas de publicidad digital en plataformas de terceros (entre ellas Meta Platforms y Google), incluyendo la creación de públicos personalizados a partir de datos de contacto y de navegación.
• Analizar el comportamiento de los usuarios en el sitio web para mejorar la experiencia y medir la efectividad de las campañas.

8.5. Administrativas y legales

• Cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales.
• Ejercer o defender derechos en procesos judiciales o administrativos.
• Conservar evidencia de las autorizaciones otorgadas.

Autorización del Titular

La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada, a través de:

• Casillas de verificación en los formularios del sitio web, que remiten a esta Política.
• Formatos físicos firmados en el establecimiento comercial.
• Firma manuscrita o digital en la solicitud de crédito.
• Cualquier otro medio que permita conservar prueba de la autorización.

El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que lo impida.

La autorización para consultar y reportar información ante operadores de información financiera es independiente y específica, y se solicita de manera separada en el formulario de solicitud de crédito.

Derechos del Titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe este requisito.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante CONFIANZAUTOS S.A.S.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Cuando se trate de datos de naturaleza financiera y crediticia, aplican adicionalmente los derechos previstos en la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021.

Procedimiento para consultas

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información que repose en las bases de datos de CONFIANZAUTOS S.A.S. escribiendo a gerenciageneral@confianzautos.com o radicando su solicitud en la Carrera 13A N.° 28-38, Local 120, Bogotá D.C.

La consulta será atendida en un término máximo de 5 días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Procedimiento para reclamos

El Titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar un reclamo que contenga:

• Identificación del Titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección de notificación.
• Documentos de soporte que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si CONFIANZAUTOS S.A.S. no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de esta situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Requisito de procedibilidad: conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CONFIANZAUTOS S.A.S.

Área responsable de la atención de solicitudes

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales es la Gerencia General, a través de los canales indicados en la sección 1.

Transferencia y transmisión de datos

CONFIANZAUTOS S.A.S. podrá transferir o transmitir datos personales a:

• Entidades financieras aliadas, para el trámite de solicitudes de crédito: Banco de Bogotá, Banco Santander, Banco Caja Social, Banco de Occidente, Banco Davivienda, Sufi, Finandina, Finanzauto y Movilane.
• Operadores de información financiera: DATACRÉDITO y TRANSUNION/CIFIN, o quienes hagan sus veces.
• Compañías de seguros y aliados de servicios complementarios, para la gestión de pólizas, dispositivos de seguridad y peritajes: Pólizas Calma, Self Security, Automás y Revisautos.
• Aliados jurídicos, cuando el Titular contrate el servicio de acompañamiento en gestión de reportes: Centro Jurídico.
• Proveedores tecnológicos que actúan como Encargados: IACUBEK (desarrollo y administración del sitio web), GoDaddy (alojamiento web), y Meta Platforms, Google LLC y TikTok (analítica y publicidad digital).
• Autoridades administrativas y judiciales, cuando medie requerimiento legal.

Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos, CONFIANZAUTOS S.A.S. adopta las medidas necesarias para que el receptor otorgue un nivel adecuado de protección.

Medidas de seguridad

CONFIANZAUTOS S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas:

• Certificado SSL que cifra la información transmitida a través del sitio web.
• Acceso al gestor de contenidos del sitio mediante usuarios individuales con contraseña, asignados de forma nominal a cada colaborador.
• Copias de seguridad periódicas del sitio web con frecuencia mensual.
• Restricción del acceso a los documentos e información de los solicitantes a las cuentas de correo corporativo del personal autorizado.
• Acuerdos de confidencialidad suscritos con el personal que tiene acceso a información de los Titulares.

Periodo de conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y, posteriormente, durante los términos exigidos por las normas contables, tributarias y comerciales aplicables, así como por el tiempo requerido para atender eventuales reclamaciones. En todo caso, el periodo máximo de conservación será de cinco (5) años contados desde el último contacto con el Titular.

Vigencia

Esta Política rige a partir del 13 de agosto de 2026 y las bases de datos administradas por CONFIANZAUTOS S.A.S. tendrán vigencia mientras se mantengan las finalidades del Tratamiento y sea necesario conservar la información.

CONFIANZAUTOS S.A.S. podrá modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán comunicados a los Titulares a través del sitio web con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.